Verkkopalvelun suunnitteluun (usein puhutaan konseptisuunnittelusta, mutta itse välttelen mielelläni kömpelöä nimikettä) ei ole mitään yhtä patenttiratkaisua, joka toimii joka tilanteessa – mutta työpajatekniikoita voi hyödyntää suunnittelun apukeinona lähes poikkeuksetta.

Asiakasorganisaation ja verkkopalvelun lähtötilanteesta riippuen työpajat voivat olla hyvin erilaisia. Niissä voidaan etsiä verkkopalvelun painopisteitä aina strategiasta lähtien. Tämä on hyvä lähtökohta silloin, kun verkkopalvelun rooli ei ole täysin selkeä, esimerkiksi organisaation suuremmissa muutostilanteissa.

Työpajassa voidaan myös rakentaa uutta hyödyntäen kaikkea mahdollista saatavilla olevaa tietämystä nykyisestä palvelusta ja sen käyttäjäkunnan tuntemuksesta. Usein tässä tapauksessa lähtökohtana ovat käyttäjien tarpeet, oman (liike)toiminnan tarpeet ja tavoitteet – sekä havaitut parannettavat kohteet nykyisessä palvelussa.

Työpaja voi keskittyä palvelun tavoitteiden kirkastamiseen ja mittareiden määrittelyyn – työskentelyä, jossa liiketoiminta tai muut toiminnalliset tavoitteet johdetaan suoraan myös verkkopalvelun mittaristoksi.

Työpajoissa voidaan myös keskittyä tärkeisiin yksityiskohtiin, esimerkiksi keskeisen prosessin osallistavaan suunnitteluun, jopa keskeisen toiminnon käyttöliittymän prototyypin kehittelyyn (paperiprototyypit sopivat hyvin ryhmätyöskentelyyn). Mukana on prosessista vastaavia ja siihen osallistuvia tekijöitä ja kaikkien asiantuntemus ja käytännön kokemus saadaan hyödynnettyä sekä prosessin tehostamisessa että asiakaskäyttöliittymän kehittämisessä.

Muitakin näkökulmia löytyy usein helposti, tärkein yleensä selviää keskustellen. Työpajaa suunnitellessa määritellään myös se, minkälaisia asioita tai dokumentteja työpajasta halutaan tulokseksi.

Työpajatyöskentelyä voidaan käyttää myös verkkopalvelun kehittämisen tukena – vuosittainen tai puolivuosittainen työpaja voidaan teemoittaa sen mukaan, mikä tuntuu ajankohtaisimmalta aiheelta.

Mitä hyötyä työpajasta on asiakkaalle

  • Osapuolet saadaan saman pöydän ääreen, tieto liikkuu
  • Tekijöiden osallistaminen suunnitteluprosessiin lisää motivaatiota ja helpottaa uuden palvelun käyttöönottoa
  • Perusteet suunnitelmalle ladotaan itse
  • Ulkopuolinen perspektiivi ja ”tyhmät kysymykset” ovat ehkä hyödyllisimmillään suunnittelun alkuvaiheessa
  • Mahdollisuus käyttää suunnittelijaa fasilitaattorina
  • Työpaja on usein omalla tavallaan ensimmäinen koulutustilaisuus, se johdattelee uuden palvelun ajatusmaailmaan
  • Työpajatyöskentely sitouttaa muutokseen ja tulevaan uuteen palveluun

Mitä hyötyä työpajasta on suunnittelijalle

  • Työpajan aikana muodostuu jo syvällinen ymmärrys asiakasorganisaation toiminnasta
  • Se antaa luontevan mahdollisuuden kysymyksiin – ja keskustelevassa työpajassa nousee usein esiin asioita, joita olisi muuten ollut vaikea havaita
  • Se sitouttaa suunnittelijan asiakkaan tavoitteisiin
  • Se rakentaa molemminpuolista luottamusta, joka helpottaa myöhäisempiä työvaiheita